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Locations

Africa

Categories

General Service
Job Level

Position level

Communication Assistant, GS5, Antananarivo Madagascar – IMIS# 63512 (One year contract)

Apply now Job no: 504228
Work type: Fixed Term Staff
Location: Madagascar
Categories: Support: Communication, G-5

Si vous êtes un professionnel engagé, créatif et passionné de contribuer à faire une différence durable pour les enfants, l'organisation leader dans le monde pour le droit des enfants aimerait vous vous manifestiez.

Depuis 70 ans, l'UNICEF travaille sur le terrain dans 190 pays et territoires pour promouvoir la survie, la protection et le développement des enfants. Premier fournisseur mondial de vaccins aux pays en développement, l'UNICEF soutient la santé et la nutrition infantiles, l'eau potable et l'assainissement, l'éducation de base de qualité pour tous les garçons et les filles, et la protection des enfants contre la violence, l'exploitation et le sida. L'UNICEF est entièrement financé par des contributions volontaires de particuliers, d'entreprises, de fondations et de gouvernements.

 

  1. BUT DU POSTE

Sous la supervision directe du Spécialiste en Communication, P3, l'Assistant en Communication assure un soutien administratif, logistique et un certain appui substantiel à la section des Médias et des Relations Extérieures (MRE).

Les tâches administratives comprennent généralement le suivi et l'évaluation du budget de la section MRE et l'exécution des activités y afférentes, en vue de s'assurer que la prestation, l'évaluation et les rapports sur les programmes soient exécutés efficacement, rigoureusement et conformément aux directives et procédures convenues. Cela impliquerait également la collecte d'informations; la tenue des dossiers; la préparation de la documentation et de la correspondance, contribuant à des actions appropriées et en temps opportun, conformément aux mécanismes de responsabilisation de l'UNICEF. Cela s’applique à l’assistance en fournitures et services, ainsi qu’au décaissement des fonds du programme pour la section MRE.

 

Les tâches logistiques et d'approvisionnement concernent généralement l'organisation des déplacements du personnel sur le terrain, la facilitation des visites des journalistes et, dans certains cas, le soutien aux missions des comités nationaux de l'UNICEF ainsi qu’à l'organisation d'événements spéciaux. 

En ce qui concerne le soutien matériel, l'Assistant en Communication sera appelé à assister avec des tâches de base, notamment le suivi des parutions dans les médias, afin d'aider la section MRE à suivre la présence de l'UNICEF (et des activités connexes) dans les médias et à signaler les éventuelles questions  / sujets préoccupantes qui y apparaissent et en lien bureau.

  1. RESPONSABILITES, DEVOIR ET TACHES CLES

Administration

Fournit un appui administratif à la gestion du programme; compile et maintient à jour les dossiers relatifs à la planification, à l'élaboration et à la mise en œuvre du programme pour la section MRE; effectue des opérations dans le système VISION afin de contribuer à assurer les résultats des programmes, les activités et le codage des programmes selon le plan de travail annuel et apporte des modifications selon les révisions de la section si nécessaire; Fournit un appui sur la révision/préparation du budget, l'état de la mise en œuvre, la détermination de l'utilisation du financement, la clôture des comptes à la fin de l’année; suit les budgets et les dépenses financières de la section, en veillant au respect des règles et règlements de l'UNICEF, veille à ce que le superviseur soit informé et conseillé sur les mesures de décision et de suivi; rassemble et partage les informations nécessaires à l'amélioration des processus et des opérations quotidiennes de la section; inventorie les besoins en trésorerie, en fournitures, en voyages et en contrats, conformément aux plans d'action et au tableau de responsabilités dans le système VISION, afin de faciliter la gestion des fonds et les rapports aux donateurs; suit et révise les documents justificatifs des contrats, en coordination avec les Responsables de Programme. Assure le suivi des transferts des fonds directs. Suit le calendrier des rapports des donateurs.

Logistique/Approvisionnement

Suit à la fois avec l’unité des approvisionnements, les autres assistants de programmes du bureau et les partenaires externes afin de s'assurer que les fournitures nécessaires à la mise en œuvre du programme soient livrées en temps opportun suivant les spécifications exigées; gère les voyages officiels de l'équipe de MRE; organise des réunions, ateliers et cours de formation relatifs à l'élaboration du programme et fournit un appui pour prendre les dispositions logistiques nécessaires; Suit et gère l'inventaire de visibilité de l'UNICEF et coordonne la distribution en temps opportun à l'interne et aux partenaires; soutient la préparation d'événements publics, y compris les séances de briefing pour la presse et d'autres manifestations médiatiques, au besoin; organise et suit les rendez-vous et les réunions; reçoit et assiste les demandes et les visiteurs, en leur fournissant des informations préliminaires et des conseils; appuie la préparation et l'organisation des visites des médias et des donateurs, y compris la préparation de documents de voyage, le suivi des arrangements de voyage, la préparation de dossiers d'information et d'autres formes de soutien administratif.

Autres soutiens

Coordonne les réunions d'équipe, les rendez-vous externes et les ateliers, et prépare le procès-verbal y afférent; recueille des données et des informations sur des sujets pertinents aux travaux de la section pour faciliter la préparation de rapports, documents de travail et présentations; prépare les extraits de presse écrite quotidienne à distribuer à tout le personnel et aide à la mise à jour régulière de la communication numérique; tient à jour un centre de documentation sur les supports de communication, y compris les publications, communiqués de presse, le suivi des médias et les coupures de presse; organise et maintient une base de données des médias et des partenaires de l'UNICEF et assure le suivi de la distribution des matériaux de visibilité; effectue des tâches de liaison avec d'autres unités et d'autres activités selon les besoins.

  1. QUALIFICATIONS ACADEMIQUES / EXPERIENCES PROFESSIONNELLES MINIMUM REQUISES
  • Diplôme de fin d’études secondaires exigé. Des cours professionnels ou universitaires en administration, finances ou dans un domaine pertinent à l’assistance internationale au développement serait un atout certain.
  • Cinq années d'expériences dans le domaine administratif et/ou financier, y compris la tenue de dossiers et le traitement de l'information dont un an en support à la gestion de programme / projet.
  • Une expérience au sein du système des Nations Unies ou d'une autre organisation internationale est vivement ajoutée
  • Familiarité avec un environnement multiculturel.
  • Connaissances et compétences nécessaires à l'utilisation des applications informatiques standards de bureau.
  • Compétences linguistiques : parfaite maîtrise du Français et de l’Anglais tant à l’oral qu’a l’écrit
  • Valeurs essentielles requises : Engagement ; Intégrité ; Diversité et Inclusion 
  • Compétences essentielles requises : Communication ; Travail en équipe ; Recherche de résultats,
  • Compétences fonctionnelles requises : Analyser, Application d’expertise technique ; Suivre les instructions et procédures ; Planification et organisation ; S’adapter et répondre aux changements.
  • Ce poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy ou aux étrangers titulaires d’un visa de travail à Madagascar
  1. SOUMISSION DE CANDIDATURE

Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en ligne via le lien https://www.unicef.org/about/employ/?job= et d'y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, CV détaillé, une copie de la carte d'identité nationale ou passeport, une copie du diplôme le plus élevé

Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir (10 Mai 2017) ne sera pas considéré. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et recevront une réponse officielle à leur demande de candidature. Nos avis de vacances sont également disponibles sur le site http://www.unicef.org/about/employ/

 

L’UNICEF est environnement libre de toute discrimination. L'UNICEF est engagé pour la diversité et l'inclusion et invite les candidats compétents de toutes origines nationales, ethniques et religieuses à postuler pour faire partie de notre organisation.

Les candidatures féminines qualifiées ainsi que celles de personnes qualifiées en situation de handicap sont vivement encouragées.

 

 

 

 

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