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Africa

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Executive Associate, G6, Moroni, Comoros #7014 (Poste réservé uniquement aux candidats de nationalité comorienne)

Apply now Job no: 519822
Work type: Fixed Term Appointment
Location: Comoros
Categories: G-6

Informations générales:

UNICEF works in some of the world’s toughest places, to reach the world’s most disadvantaged children. To save their lives. To defend their rights. To help them fulfill their potential.

Across 190 countries and territories, we work for every child, everywhere, every day, to build a better world for everyone.

And we never give up.

II. Justification du poste :

Sous la supervision du Chef de Bureau, l'associé (e) exécutif (ive) est responsable des communications procédurales, des services de soutien opérationnel et administratif, ainsi que des fonctions administratives spécialisées, afin d'améliorer le bon déroulement des activités quotidiennes du Représentant et de la Représentante Adjointe.

III. Fonctions et responsabilités 

* Gérer les correspondances (Arrivées et départs), les courriels et les appels téléphoniques.
* Communiquer des informations sensibles aux gestionnaires de niveau supérieur.

* Sur demande du Représentant, fournir des informations de routine concernant le travail dans le bureau.
* Assurer le suivi des délais établis et veiller a  ce que le personnel soumette en temps voulu les rapports, les correspondances et les autres documents requis pour l`attention du Représentant.
* Rédiger des réponses écrites aux questions de routine et coordonner les réponses aux demandes de renseignements sensibles.
* Assurer le suivi des délais établis et veiller a  ce que le personnel présente en temps opportun des rapports, de la correspondance et les autres documents.

* Tenir a jour le calendrier des superviseurs et organiser des réunions.
* Organiser les déplacements officiels des superviseurs.
* Préparer des documents d`information pour les voyages ou les réunions officiels.
* Préparer la documentation pour la signature du superviseur en vérifiant son style, son exactitude factuelle et grammaticale.

IV - Competences:

  • Connaissance approfondie et expérience dans l`utilisation des outils Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d`autres logiciels de l`UNICEF comme SharePoint. Connaissance des systemes d`information de gestion intégrée,
  • Compétences et capacités organisationnelles, de planification et de priorisation
  • Capacité de traiter patiemment et avec tact les visiteurs.
  • Sensibilité elevée en matiiere de confidentialité, d`nitiative et de jugement.
  • Capacité de travailler efficacement avec des personnes de diverses origines et de cultures différentes,
  • Capacité de travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs et de fournir des conseils au personnel d`appui et de soutien.

V Impact des résultats

Il/elle  est responsable de l`application des regles et des procédures administratives spécialisées dans la coordination du soutien administratif au membre du personnel supérieur. En outre, elle/il représente le superviseur dans les communications impliquant l`échange d`nformations non courantes, la coordination et le suivi dans les délais, ainsi que l`établissement et le maintien de communications avec des homologues au sein de l`UNICEF et des organisations partenaires. L`initialisation, la surveillance et la prestation efficaces de ces services permettent au superviseur de se concentrer sur le travail de base de fond.

VI Compétences et niveau requis (selon les profils de compétences professionnelles de l`UNICEF)

Valeurs fondamentales
Engagement
Diversité et inclusion
Intégrité
Compétences de base
Communication (II)
Travailler avec les personnes (II)
Lecteur pour les résultats (II)

Compétences fonctionnelles :
Analyse (II)
Apprentissage et recherche (II)
Planification et organisation (II)
Instructions et procédures suivantes (II)

VII. Qualifications

 Education

Un diplome de fin d`tudes secondaires sanctionnées au moins par l`obtention d`un baccalauréat est exigé, de préférence complétées par un diplome universitaire dans le domaine du travail.

  1. Expérience :

Un minimum de six années d'expéience pertinente dans le travail administratif ou de bureau est requis.

  1. Compétences linguistiques

La maitrise du francais et de la langue locale est nécessaire ainsi qu`une bonne connaissance de langlais écrit et parlé.

Remarks:

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.

UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.

Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.

Advertised: E. Africa Standard Time
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