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West and Central Africa Region

Functional Area

Operations

Position level

Associé aux Opérations, Grade GS6, Fixed Term, Dakar-Sénégal #119272

Apply now Job no: 552347
Contract type: Fixed Term Appointment
Duty Station: Dakar
Location: Senegal
Categories: Administration

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un(e) champion(ne) !

Les 28 organisations des Nations unies présentes au Sénégal et leurs quelque 1 800 employés seront réunis dans un nouveau bureau construit à Diamniadio, à 40 km de Dakar. Ce complexe immobilier de 56 000 m2 situé sur un terrain de la taille de 28 terrains de football est appelé à devenir un emblème multilatéral en Afrique de l'Ouest. Outre les bureaux des Nations unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux des Nations Unies responsables du Sahel, de l'Afrique de l'Ouest et de l'Afrique Centrale.  

Ce projet de Maison des Nations Unies au Sénégal s'inscrit dans le cadre de l'initiative de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, l’ Efficiency Agenda, qui vise à améliorer la qualité des services (mesurée par la satisfaction des clients) et l'efficacité de l'administration en utilisant la reconnaissance mutuelle des services, pour créer un Common Back-Office / Local Shared Services Centre.  

Dans le nouveau complexe de bureaux, l'ONU fusionnera la prestation de certains services administratifs et disposera d'une équipe de service spécialisée qui fournira ces services à toutes les organisations de l'ONU.  L'équipe de service suivra un modèle d'Unité de Projet Indépendante, et l'équipe de service communs est donc appelée l’IPU. 

L'équipe de l'IPU sera chargée de la conception, puis de la fourniture de services de gestion des installations, d'administration, d'informatique et de sécurité. L'éventail des services pourrait s'élargir au fur et à mesure de l'évolution du programme Efficiency Agenda de l'ONU.  

L'IPU a pour but la satisfaction de ses clients dans toutes ses décisions, grandes et petites. L'évaluation des performances de l'équipe sera donc, dans une large mesure, mesurée par les enquêtes de satisfaction des clients.  

L'IPU est composée de 26 membres du personnel de l'ONU et dispose d'un budget annuel d'environ 8 millions de dollars. 

L'IPU est hébergée par l'UNICEF et rend compte à un conseil d'administration composé de tous les chefs des organisations des Nations unies présentes au Sénégal, et présidé par le Coordinateur Résident des Nations Unies.  

Comment pouvez-vous faire la différence ?  

Sous la supervision du chef IPU, l'Associé aux Opérations est responsable des communications procédurales, des opérations et des services de soutien administratif, ainsi que des fonctions administratives spécialisées, afin d'améliorer le bon déroulement des activités quotidiennes du superviseur, ainsi que de sa section.

Soutien aux communications

  • Au nom du superviseur, gérer la correspondance, les courriels et les appels téléphoniques entrants et sortants.
  • Communiquer des informations sensibles aux responsables.
  • Fournir des informations de routine relatives au travail de la division ou du bureau.
  • Rédiger des réponses aux demandes écrites sur des questions de routine.
  • Coordonner les réponses aux demandes de renseignements sensibles.
  • Assurer le suivi des échéances fixées et veiller à ce que le personnel soumette en temps voulu les rapports, la correspondance et les autres documents.

Appui administratif

  • Tenir à jour le calendrier du superviseur et organiser des réunions.
  • Organiser les voyages officiels au nom du superviseur.
  • Préparer des documents d'information pour les voyages officiels ou les réunions.
  • Préparer des documents à signer par le superviseur en vérifiant le style et l'exactitude factuelle et grammaticale.

Appui aux Opérations

  • Soutenir les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s'engageant auprès des animateurs, des traiteurs et des hôtes.
  • Entretenir et mettre à jour un système de suivi des absences du personnel.
  • Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau, et mettre à jour l'inventaire des articles.

Appui au suivi budgetaire

  • Fournir un soutien pour la révision/préparation du budget, l'état de la mise en œuvre, la détermination de la position de l'utilisation des fonds, la clôture opérationnelle et financière.
  • Contrôler les budgets et les dépenses financières de la section, en veillant au respect des règles et règlements de l'UNICEF, en tenant le superviseur informé et en le conseillant sur les actions à prendre/suivre.
  • Préparer et tenir à jour les dossiers, documents et plans de contrôle pour le suivi de la mise en œuvre du projet/programme.
  • Effectuer des transactions dans VISION concernant les subventions pour sa section, comme l'enregistrement des allocations de subventions et le suivi des subventions de programme arrivant à échéance.

Appui aux approvisionnements

  • Guider les gestionnaires dans le processus des PCA/SSA conformément aux politiques et orientations publiées par le FRG, SD et DHR.
  • Faciliter le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
  • Tenir à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.

Pour chaque enfant, vous démontrez      

Les valeurs de l'UNICEF que sont la Bienveillance, le respect, l'intégrité, la confiance, la redevabilité et la durabilité (CRITAS).

Nos compétences fondamentales 

  • Accompagner, diriger et encadrer le personnel (1)
  • Démontrer une conscience de soi et une conscience éthique (1)
  • Travailler de façon collaborative (1)
  • Établir et entretenir des partenariats (1)
  • Innover et épouser le changement (1)
  • Penser et agir de manière stratégique (1)
  • S'atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
  • Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)

Pour chaque enfant, vous devrez...

  • Être titulaire d’un diplôme d'études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
  • Un minimum de six ans d'expérience pertinente dans le domaine de l'administration.
  • La maîtrise du français et une connaissance pratique de l'anglais sont requises. La connaissance d'une autre langue officielle des Nations Unies (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d'une langue locale est un atout.

Compétences additionnelles

  • Formation et expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d'autres logiciels de l'UNICEF tels que SharePoint ; connaissance des systèmes intégrés de gestion de l'information requise.
  • Connaissance approfondie de la structure organisationnelle, des politiques et procédures administratives de l'UNICEF.
  • Compétences et aptitudes en matière d'organisation, de planification et d'établissement de priorités.
  • Capacité à traiter avec patience et tact avec les visiteurs.
  • Sens élevé de la confidentialité, esprit d'initiative et bon jugement.
  • Capacité à travailler efficacement avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles.
  • Capacité à travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs et à guider le personnel de soutien plus junior.

Remarques :

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents. 

L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’intégration au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés de tous les horizons à postuler notamment les candidatures féminines. 

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale.  Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.

Advertised: Greenwich Standard Time
Deadline: Greenwich Standard Time

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