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West and Central Africa Region

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Position level

Assistant aux contrats , Grade GS5, Fixed Term Dakar-Senegal #119434

Apply now Job no: 552053
Contract type: Fixed Term Appointment
Duty Station: Dakar
Level: G-5
Location: Senegal
Categories: Administration

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un(e) champion(ne) !

Les 28 organisations des Nations unies présentes au Sénégal et leurs quelque 1 800 employés seront réunis dans un nouveau bureau construit à Diamniadio, à 40 km de Dakar. Ce complexe immobilier de 56 000 m2 situé sur un terrain de la taille de 28 terrains de football est appelé à devenir un emblème multilatéral en Afrique de l'Ouest. Outre les bureaux des Nations unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux des Nations Unies responsables du Sahel, de l'Afrique de l'Ouest et de l'Afrique Centrale.  

Ce projet de Maison des Nations Unies au Sénégal s'inscrit dans le cadre de l'initiative de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, l’ Efficiency Agenda, qui vise à améliorer la qualité des services (mesurée par la satisfaction des clients) et l'efficacité de l'administration en utilisant la reconnaissance mutuelle des services, pour créer un Common Back-Office / Local Shared Services Centre.  

Dans le nouveau complexe de bureaux, l'ONU fusionnera la prestation de certains services administratifs et disposera d'une équipe de service spécialisée qui fournira ces services à toutes les organisations de l'ONU.  L'équipe de service suivra un modèle d'Unité de Projet Indépendante, et l'équipe de service communs est donc appelée l’IPU. 

L'équipe de l'IPU sera chargée de la conception, puis de la fourniture de services de gestion des installations, d'administration, d'informatique et de sécurité. L'éventail des services pourrait s'élargir au fur et à mesure de l'évolution du programme Efficiency Agenda de l'ONU.  

L'IPU a pour but la satisfaction de ses clients dans toutes ses décisions, grandes et petites. L'évaluation des performances de l'équipe sera donc, dans une large mesure, mesurée par les enquêtes de satisfaction des clients.   

L'IPU est composée de 26 membres du personnel de l'ONU et dispose d'un budget annuel d'environ 8 millions de dollars. 

L'IPU est hébergée par l'UNICEF et rend compte à un conseil d'administration composé de tous les chefs des organisations des Nations unies présentes au Sénégal, et présidé par le Coordinateur Résident des Nations Unies.

Le/La Contract Assistant est chargé de contribuer à l’approvisionnement continuité ininterrompue de fournitures et de services de bonne qualité à la UN House, conformément aux politiques, procédures et normes éthiques de l'ONU.

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Procurement/contracting:

  • Contribuer à la formulation du plan annuel de procurement. Effectuer un examen et une analyse des données pour le category management et contribuer à l'élaboration de stratégies de procurement. Soutenir les études de marché dans les domaines pertinents et contribuer à la collecte de données sur les meilleures approches en matière d'achats durables et de meilleur rapport qualité-prix.
  • Le cas échéant, soutenir les initiatives d'innovation de produits et de façonnage du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services en fournissant des données pertinentes.
  • Assurer la liaison avec les collègues des sections de programme respectives pour la planification des initiatives d'achat et de passation de marchés, en soutenant l'élaboration des spécifications, des termes de référence, des dispositions logistiques et des calendriers pertinents. A partir des leçons apprises, contribuer avec les bonnes pratiques pour renforcer la durabilité des chaînes d'approvisionnement.
  • Préparer la documentation pour l'établissement d'accords à long terme (LTA) et agir sur des demandes de procurement spécifiques, le cas échéant. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFP), à la demande du superviseur. Aider à l'ouverture des soumissions et à l'analyse technique et financière des offres, selon les besoins. Gérer les demandes de clarifications avec les fournisseurs.
  • Tenir les parties prenantes/partenaires informés de l'avancement des processus d'achat. Assurer la liaison avec les fournisseurs, en veillant à ce que les calendriers de livraison soient respectés en temps voulu Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs, par exemple des examens de la performance procurement.
  • Contrôler régulièrement les rapports du tableau de bord et assurer la coordination pour garantir que les mesures nécessaires en matière d'adjudication sont prises en temps voulu.
  • Extraire régulièrement des rapports sur l'état des LTAs, des contrats et des Purchause Orders (PO) existants et prendre les mesures nécessaires en coordination avec le programme concerné.
  • Mener des études de marché locales de façon continue et régulière pour identifier les fournisseurs potentiels afin d'obtenir les biens et services à des coûts compétitifs.

Mécanismes de livraison alternatifs et services d’adjudication

  • Assurer la disponibilité continue des données relatives au procurement, y compris les prévisions, les demandes reçues, les commandes passées, les marchandises entrantes, les calendriers de livraison réels. Préparer des rapports périodiques et des rapports ad hoc selon les besoins.
  • Contribuer aux activités qui conduisent à l'établissement de partenariats et de relations de collaboration avec les organisations des Nations Unies afin de soutenir des dispositions harmonisées et collaboratives en matière de procurement et de logistique.

Autres tâches/responsabilités :

  • En collaboration avec le Contract Associate, apporter sa contribution pour s'assurer que l'échange de connaissances et l'apprentissage sont prioritaires pour renforcer continuellement les capacités des individus et de l'équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, contribuer à l'établissement de processus ou de manuels pour soutenir des flux de travail efficaces.

Pour chaque enfant, vous démontrez      

Les valeurs de l'UNICEF que sont la Bienveillance, le respect, l'intégrité, la confiance, la redevabilité et la durabilité (CRITAS).

Nos compétences fondamentales 

  • Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (1)
  • Travailler de façon collaborative (1)
  • Établir et entretenir des partenariats (1)
  • Innover et épouser le changement (1)
  • Penser et agir de manière stratégique (1)
  • S’atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
  • Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)

Compétences additionnelles

  • Connaissance approfondie d'une série de sujets spécialisés, y compris les processus pertinents de la chaîne d'approvisionnement, les mécanismes de partenariat, les règles et les règlements relatifs aux marchés publics.
  • Capacité à interpréter et à appliquer les règles et règlements spécialisés aux circonstances particulières de chaque cas.
  • Expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint, SAP et capacité à apprendre d'autres outils bureautiques de l'UNICEF.
  • Compréhension avérée des processus pertinents de la chaîne d'approvisionnement et capacité à appliquer systématiquement les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien.
  • Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les intervenants et à obtenir l'aide et la coopération des autres dans le cadre d'un travail d'équipe.
  • Capacité à utiliser les modules liés à l'approvisionnement dans le système ERP de l'UNICEF (SAP).
  • Capacité à établir des priorités et à planifier son propre travail, ainsi qu'à planifier, coordonner et contrôler le travail des personnes placées sous sa supervision.
  • Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ou à justifier des décisions relatives aux fournitures sur des questions clés.

Pour être qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devrez...

  • Être titulaire d’un diplôme d'études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d'approvisionnement, à l'administration des affaires, au droit des contrats/droit commercial ou à un autre domaine technique pertinent.
  • Avoir un minimum de 5 ans d'expérience administrative pertinente dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un contexte commercial est requis. Une compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage.
  • Maitriser le français et avoir une bonne connaissance de l’anglais. La connaissance de l'anglais et des langues locales est un atout.           

Remarques :

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents. 

L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’intégration au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés de tous les horizons à postuler notamment les candidatures féminines. 

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale.  Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour toute autre raison.

Advertised: Greenwich Standard Time
Deadline: Greenwich Standard Time

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