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I. Contexte organisationnel et objectif du poste

La mission fondamentale de l'UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que fait l'organisation : dans les programmes, dans le plaidoyer et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en actions. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser leur plein potentiel, sans discrimination, préjugés ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant a des chances inégales dans la vie – dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles – ses droits sont bafoués. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société – en luttant contre les inégalités – non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduira également à une croissance et à une stabilité durable des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si vital. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits humains de tous les enfants, qui constituent le mandat universel de l'UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l'enfant, tout en soutenant également le développement équitable des nations.

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Pour chaque enfant, un champion

Contexte organisationnel du poste

Dans le contexte d'un bureau de taille moyenne, l'Assistant aux approvisionnements rapporte au responsable des approvisionnements, NOA, du bureau de Conakry, en Guinée.

Objectif du poste :

Sous la supervision du responsable des approvisionnements, NOA, poste n° 8165, l'Assistant aux approvisionnements assurera le traitement précis et en temps opportun des demandes d'achat (commandes de vente), soutiendra les processus d'approvisionnement et de passation de contrats, y compris la rédaction des documents d'appel d'offres, des bons de commande/contrats et assurera le suivi jusqu'à la clôture de la commande, dans le but global de répondre aux besoins et aux exigences des programmes de l'UNICEF.

II. Fonctions clés, responsabilités et tâches connexes : Principales responsabilités du poste.

Résumé des fonctions/responsabilités clés :

1. Soutien aux processus de passation des marchés

• Examine les demandes entrantes/les commandes client pour garantir l'exhaustivité et la pertinence des spécifications/termes de référence. Rédige les documents d'appel d'offres (demandes de devis, appels d'offres, demandes de propositions) et soutient la mise en œuvre du processus d'appel d'offres.

• Contribuer à la formulation du plan d'approvisionnement annuel. Effectuer l'examen et l'analyse des données pour la gestion des catégories et aider à l'élaboration de stratégies d'approvisionnement. Soutenir les études de marché dans les domaines pertinents pour l'UNICEF et aider à rassembler des preuves sur les meilleures approches en matière d'approvisionnement durable et au meilleur rapport qualité-prix.

• Le cas échéant, soutenir les initiatives d'innovation de produits et d'élaboration du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services en fournissant des données pertinentes.

• Assurer la liaison avec les collègues des sections de programme respectives dans la planification des initiatives d'approvisionnement et de passation de contrats, en soutenant l'élaboration de spécifications, de termes de référence, d'arrangements logistiques et de délais pertinents. À partir des leçons apprises, contribuer avec de bonnes pratiques pour renforcer la durabilité de la chaîne d'approvisionnement

Tenir les parties prenantes/partenaires informés de l'avancement des processus d'approvisionnement. Assurer la liaison avec les fournisseurs, en assurant un suivi en temps opportun des calendriers de livraison. Mettre en œuvre des pratiques de gestion des fournisseurs appropriées, par ex. examens du rendement des approvisionnements.

• Mener des études de marché locales de manière continue et régulière pour identifier les fournisseurs potentiels susceptibles d'acquérir les biens et services à des coûts compétitifs.

2. Prend en charge la recherche de fournisseurs pertinents de biens et de services.

• Responsable du suivi quotidien avec les fournisseurs locaux sur les livraisons selon les conditions des bons de commande et effectuer l'inspection avant livraison. Recommander et évaluer la performance globale des fournisseurs locaux en termes de qualité des produits et de livraison dans les délais.

• Prend en charge les évaluations des offres, par ex. préparation des feuilles de tabulation et aide à l'analyse des offres.

• Rédiger les soumissions au comité d'examen des contrats.

3. Gestion des contrats

• Rédige des contrats et/ou des bons de commande.

• Prépare les commandes directes (bons de commande) par rapport aux accords à long terme (LTA) existants, en s'assurant que le LTA a des quantités valides et que le délai de livraison répond aux exigences.

• Travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs pour assurer l'assurance qualité et la ponctualité des livrables.

• S'assure que la documentation appropriée des processus et des données est conservée dans les dossiers.     

4. Reporting des données et maintenance du classement

• Conserve toutes les données pour garantir l'exactitude et la disponibilité des informations concernant le plan de source et de disponibilité, le plan logistique, le plan de livraison et le calendrier de livraison réel.

• Assure la disponibilité continue des données liées aux achats, y compris les prévisions, les demandes reçues, les commandes passées, les marchandises entrantes, les calendriers de livraison réels. Prépare des rapports périodiques et des rapports ad hoc selon les besoins.

• Toute autre tâche demandée par le superviseur.

IV. Impact des résultats : L'impact de l'efficience et de l'efficacité du titulaire sur son bureau/division et comment cela améliore à son tour la capacité de l'UNICEF à atteindre ses objectifs)

Les principaux résultats ont un impact sur l'exécution de la gestion des services d'approvisionnement du CO en termes de qualité et d'exactitude du travail effectué.  La saisie précise des données, la présentation des informations et l'approche orientée client améliorent la capacité du PNUD à fournir des services d'achat.

Pour plus details, veuillez consulter le SJP Supply Assistant 8165 GS5 010325.pdf

V. Niveau de compétence requis (basées sur les profils de compétences de l'UNICEF)

Compétences de base

• Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (1)
• Travaille en collaboration avec les autres (1)
• Construit et entretient des partenariats (1)
• Innove et adhère au changement (1)
• Pense et agit de manière stratégique (1)
• Volonté d'obtenir des résultats percutants (1)
• Gère l'ambiguïté et la complexité (1)

VI. Recruitment Qualifications

• Education :

Diplôme d'études secondaires complété par une formation technique en logistique. Une qualification en TIC est également requise.

° Un premier diplôme universitaire (Licence Professionnelle) dans le domaine pertinent combiné à trois (3) années supplémentaires d’expérience professionnelle peut être accepté en lieu et place de cinq (5) années d’expérience.  

• Expériences :

Cinq années d'expérience dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans une fonction similaire. 

• Exigences linguistiques

La maîtrise du français est requise et une bonne connaissance pratique de l'anglais peut être un  atout.       

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF, à savoir la bienveillance, le respect, l'intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS). Elles sont à la base de tout ce que nous faisons et de la manière dont nous le faisons. Découvrez notre Charte des valeurs : Valeurs de l'UNICEF

Pour chaque enfant, démontrez :

Les valeurs de l’UNICEF : Bienveillance, respect, intégrité, confiance, responsabilité et durabilité (CRITAS).

Vous pouvez trouver ici des informations additionnelles sur le travail de l UNICEF.