UNICEF trabaja en más de 190 países y territorios para salvar la vida de los niños y niñas, defender sus derechos y ayudarlos a desarrollar todo su potencial, desde la primera infancia hasta la adolescencia.
En UNICEF, estamos comprometidos, somos apasionados y estamos orgullosos de lo que hacemos, por el tiempo que sea necesario. Promover los derechos de cada niño no es solo un trabajo: es una vocación.
UNICEF es un lugar donde se construyen carreras: ofrecemos a nuestro personal diversas oportunidades de desarrollo profesional y personal que fortalecen su sentido de propósito mientras sirven a niños, niñas y comunidades en todo el mundo. Damos la bienvenida a todas las personas que deseen pertenecer y crecer dentro de una cultura diversa y apasionada, acompañada de un atractivo paquete de compensación y beneficios.
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Para cada infancia, el derecho a la oportunidad.
Contexto organizacional del puesto
Este puesto es fundamental para vincular las necesidades de los programas con la ejecución operativa, brindando apoyo experto en el monitoreo presupuestario, la planificación de adquisiciones, el seguimiento de suministros y la coordinación logística. Al asegurar el cumplimiento de los procedimientos administrativos y de suministros de UNICEF, el/la Asociado/a de Suministros y Administración contribuye directamente a la implementación oportuna y eficiente de las actividades del programa, permitiendo que la sección entregue resultados para la niñez con agilidad y responsabilidad.
Propósito del puesto
Bajo la supervisión y orientación del/de la supervisor/a, el/la Asociado/a de Suministros y Administración es responsable de ejecutar una amplia variedad de tareas administrativas, tanto procedimentales como especializadas, para la sección correspondiente, lo cual requiere un conocimiento profundo de los procedimientos, procesos y políticas administrativas de UNICEF. Esto incluye el apoyo a las funciones de suministros y logística, tales como procesar solicitudes de adquisiciones, mantener registros de inventario, coordinar entregas y asegurar el cumplimiento de las directrices y plazos relacionados con suministros para facilitar la entrega efectiva y oportuna de bienes y servicios.
Funciones clave, responsabilidades y tareas relacionadas
Planificación de Oficina y Gestión de Proyectos
- Garantiza la disponibilidad de información y datos oportunos, completos y precisos para la preparación de planes de trabajo de la sección, planes de adquisiciones y arreglos logísticos.
- Realiza investigaciones básicas y análisis comparativos de datos relacionados con proyectos/programas y suministros (por ejemplo, tiempos de entrega, desempeño de proveedores).
- Monitorea la implementación de proyectos en relación con los objetivos establecidos, incluyendo los componentes de la cadena de suministros, y formula recomendaciones para mejorar el desempeño.
- Contribuye a asegurar el cumplimiento oportuno de los plazos acordados, incluidos aquellos relacionados con la adquisición y distribución de bienes y servicios.
- Actúa como punto focal en la revisión de la integridad de los informes de datos, incluidos los de utilización de suministros y seguimiento de entregas.
Apoyo en Adquisiciones y Suministros
- Facilita el procesamiento de contratos para consultores y socios externos, incluyendo arreglos logísticos y coordinación con los puntos focales de suministros.
- Apoya la preparación y el monitoreo de los planes de adquisiciones, asegurando la presentación oportuna de requisiciones de suministros y el seguimiento del estado de las entregas.
- Mantiene listas actualizadas de proveedores, así como registros de socios y consultores, y apoya el monitoreo del desempeño de proveedores en coordinación con el equipo de suministros.
Comunicación y Flujo de Trabajo
- Facilita la comunicación interna y el flujo de trabajo para mejorar la eficiencia y puntualidad de las operaciones, incluyendo la coordinación con los equipos de suministros y logística.
- Gestiona la correspondencia relacionada con adquisiciones, entregas y arreglos logísticos.
- Mantiene sistemas de archivo digitales y físicos, asegurando que la documentación relacionada con suministros esté debidamente organizada, archivada y accesible.
Gestión de Calendario, Reuniones y Correspondencia
- Mantiene el calendario de la oficina y organiza reuniones, incluidas aquellas relacionadas con la planificación de adquisiciones, la coordinación con proveedores y actualizaciones logísticas.
- Redacta actas de reuniones, asegurando precisión y dando seguimiento a los puntos de acción relacionados con suministros y logística.
Eventos / Logística
- Brinda apoyo en actividades de desarrollo de capacidades y conferencias mediante la coordinación de arreglos logísticos, incluyendo la adquisición de materiales, la coordinación con proveedores y la organización del espacio del evento.
- Se comunica con los participantes y proveedores para asegurar la ejecución fluida de los eventos.
- Coordina con los puntos focales de presupuesto y con colegas de suministros para garantizar la adquisición rentable y oportuna de bienes y servicios necesarios para los eventos.
- Prepara y mantiene agendas y materiales de referencia, incluyendo documentación relacionada con suministros.
Procesamiento de Facturas
- Es responsable de recopilar y procesar facturas, incluidas aquellas relacionadas con servicios de suministros y logística.
- Carga archivos electrónicos y verifica los resultados en VISION, asegurando la codificación correcta de los gastos relacionados con suministros.
- Responde consultas relacionadas con transacciones de adquisiciones y confirmaciones de entrega.
Suministros / Equipos
- Apoya la gestión de suministros administrativos y equipos de oficina, incluyendo la actualización del inventario y la coordinación de entregas.
- Monitorea y supervisa el uso adecuado de los suministros, asegurando la alineación con los estándares de UNICEF y las prácticas de sostenibilidad.
- Coordina con el equipo de suministros para la adquisición y distribución oportuna de suministros de oficina y de programa.
- Asegura que los servicios de mantenimiento y el apoyo logístico estén disponibles para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de oficina.
Si deseas obtener más información sobre este puesto, revisa la Descripción Completa del Puesto
aquí.
Para destacarte como un defensor de la niñez, deberás contar con…
Requisitos mínimos:
- Educación: educación secundaria completa, preferiblemente complementada con cursos técnicos o universitarios relacionados con el área de trabajo.
- Experiencia laboral: Se requiere un mínimo de 6 años de experiencia relevante en trabajo administrativo o de oficina.
- Idioma: Se requiere dominio del español. El conocimiento de otro idioma oficial de las Naciones Unidas (árabe, chino, francés, ruso o inglés) o de un idioma local es una ventaja.
Para cada infancia, deberás demostrar...
Los Valores Fundamentales de UNICEF —Cuidado, Respeto, Integridad, Confianza, Responsabilidad y Sostenibilidad (CRITAS)— sustentan todo lo que hacemos y cómo lo hacemos. Familiarízate con nuestra Carta de Valores: Valores de UNICEF
Las Competencias de UNICEF requeridas para este puesto son:
- Construye y mantiene alianzas
- Demuestra autoconciencia y conciencia ética
- Impulso para lograr resultados con impacto
- Innova y adopta el cambio
- Gestiona la ambigüedad y la complejidad
- Piensa y actúa estratégicamente
- Trabaja de manera colaborativa con otros
Familiarízate con nuestro marco de competencias y sus diferentes niveles.
UNICEF promueve y defiende la protección de los derechos de cada niño y niña, en todas partes y en todo lo que hace, y tiene el mandato de apoyar la realización de dichos derechos, incluidos los de quienes se encuentran en situación de mayor desventaja. Nuestra fuerza laboral global debe reflejar la diversidad de esos niños y niñas.
La familia UNICEF está comprometida con incluir a todas las personas, sin importar su raza o etnia, discapacidad, identidad de género, orientación sexual, religión, nacionalidad, condición socioeconómica, pertenencia a una minoría o cualquier otra condición.
UNICEF alienta las postulaciones de todas las personas calificadas, sin importar su género, nacionalidad, origen religioso o étnico, y de personas con discapacidad, incluida la neurodivergencia. Ofrecemos una amplia gama de beneficios a nuestro personal, incluyendo licencia parental remunerada, pausas para lactancia y ajustes razonables para personas con discapacidad. UNICEF brinda ajustes razonables durante todo el proceso de reclutamiento. Si necesitas algún ajuste, por favor envía tu solicitud a través del botón de accesibilidad en la página de carreras de UNICEF: Accessibility | UNICEF. Si resultas preseleccionado/a, ponte en contacto directamente con el/la reclutador/a para compartir más detalles y permitirnos realizar los arreglos necesarios con antelación.
UNICEF no contrata a personas que estén casadas con menores de edad (personas menores de 18 años). UNICEF mantiene una política de tolerancia cero frente a conductas incompatibles con los propósitos y objetivos de las Naciones Unidas y UNICEF, incluyendo la explotación y el abuso sexual, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, religión, origen étnico o discapacidad. UNICEF está comprometido a promover la protección y el resguardo de todos los niños y niñas. Por lo tanto, todas las personas seleccionadas deberán someterse a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes, y se espera que cumplan con estos estándares y principios. Las verificaciones de antecedentes incluirán la validación de credenciales académicas y del historial laboral. Las personas seleccionadas pueden ser requeridas a proporcionar información adicional para llevar a cabo la verificación de antecedentes, y aquellas con discapacidad pueden ser solicitadas a presentar documentación de respaldo relativa a su discapacidad de manera confidencial.
Los nombramientos en UNICEF están sujetos a la autorización médica. La emisión de una visa por parte del país anfitrión del lugar de destino es un requisito para los puestos del Personal Internacional (IP) y será gestionada con el apoyo de UNICEF. Los nombramientos también pueden estar sujetos a requisitos de vacunación, incluida la vacunación contra el SARS-CoV-2 (Covid). Si eres seleccionado/a para un puesto en UNICEF, deberás cumplir con los requisitos de vacunación establecidos o recibir una exención médica otorgada por el departamento correspondiente de las Naciones Unidas. De lo contrario, la selección será cancelada.
Observaciones:
De conformidad con el Artículo 101, párrafo 3, de la Carta de las Naciones Unidas, la consideración primordial en la contratación del personal es la necesidad de asegurar los más altos niveles de eficiencia, competencia e integridad.
UNICEF está comprometido con el fomento de una fuerza laboral inclusiva, representativa y acogedora. Se alienta firmemente a postularse a los candidatos cualificados de grupos subrepresentados, incluidas las personas con discapacidad, los afrodescendientes, los pueblos indígenas y las personas de la comunidad LGBTQ+.
Las personas funcionarias gubernamentales que sean consideradas para empleo en UNICEF deben, por lo general, renunciar a sus cargos en el gobierno antes de asumir una asignación con UNICEF. UNICEF se reserva el derecho de retirar una oferta de nombramiento, sin compensación alguna, si no se obtiene la visa o la autorización médica correspondiente, o si no se cumplen los requisitos de vacunación necesarios, dentro de un plazo razonable y por cualquier motivo.
UNICEF no cobra ninguna tarifa de tramitación en ninguna etapa de sus procesos de reclutamiento, selección y contratación (es decir, etapa de postulación, entrevistas, validación o nombramiento y capacitación). UNICEF no solicitará información sobre las cuentas bancarias de los solicitantes.
La acción humanitaria es una prioridad transversal dentro del Plan Estratégico de UNICEF. UNICEF está comprometido a permanecer y cumplir su labor en contextos humanitarios. Por lo tanto, todo el personal, en todos los niveles y áreas funcionales, puede ser convocado para desplegarse en apoyo a la respuesta humanitaria, contribuyendo tanto al fortalecimiento de la resiliencia de las comunidades como de la capacidad de las autoridades nacionales.
Todos los puestos de UNICEF se anuncian públicamente, y solo las personas preseleccionadas serán contactadas y avanzarán a la siguiente etapa del proceso de selección. Una persona candidata interna que desempeñe sus funciones al nivel del puesto en el área funcional pertinente, o una persona candidata interna o externa perteneciente al Grupo de Talento correspondiente, podrá ser seleccionada, si resulta idóneo para el puesto, sin que sea necesario evaluar a otras personas candidatas.
Puede encontrarse información adicional sobre cómo trabajar en UNICEF aquí.